Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring van Stichting Fietsmaatjes Kaag en Braassem, gevestigd in de gemeente Kaag en Braassem, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 61046205.

Stichting Fietsmaatjes Kaag en Braassem bewaart van alle gasten, vrijwilligers en donateurs persoonsgegevens. Hieronder wordt beschreven welke gegevens worden bewaard, hoe er met de gegevens omgegaan wordt en de privacy gewaarborgd blijft.

Persoonsgegevens
Alle gasten, vrijwilligers en donateurs verstrekken persoonsgegevens aan Stichting Fietsmaatjes Kaag en Braassem.

Gasten melden zich veelal via de website aan als gast en verstrekken hun NAW gegevens, telefoonnummer en mailadres. Een intaker neemt vervolgens contact met hen op en vult tijdens het gesprek samen met de gast een deelnemersformulier in. Op dit formulier worden behalve naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, man/vrouw en geboortedatum ook gegevens betreffende de gezondheidstoestand van de gast genoteerd. Tevens wordt gevraagd om de namen en telefoonnummers van 2 contactpersonen en van de huisarts.
De deelnemersformulieren worden in papieren (oorspronkelijke) vorm bewaard.
De verstrekte informatie, met uitzondering van de gegevens betreffende gezondheid worden in een digitaal bestand opgenomen. De gegevens betreffende de gezondheidstoestand van de gast worden vermeld op de persoonlijke infokaart. Deze is in beheer bij de gast. Op verzoek van de vrijwilliger aan de gast kan de vrijwilliger kennis nemen van de betreffende informatie.
Vrijwilligers melden zich meestal via de website aan en verstrekken hun NAW gegevens, telefoonnummer en emailadres. Daarna wordt een deelnemersformulier ingevuld. Het betreft hierbij de NAW gegevens, telefoonnummer, mailadres, geboortedatum, man/vrouw, bezit rijbewijs, WA verzekering en beroep.
De deelnemersformulieren worden in papieren (oorspronkelijke) vorm bewaard.
De verstrekte gegevens worden in een digitaal bestand opgenomen.
NAW gegevens en telefoonnummer van vrijwilligers staan vermeld in een roosterprogramma
beheerd door een externe partij.

Donateurs melden zich aan en verstrekken hun NAW gegevens, telefoonnummer en mailadres.
Deze gegevens worden in een digitaal bestand opgenomen.

Doel van het bewaren van persoonsgegevens:
T.a.v. gasten.
Het doel van het opslaan van gegevens van gasten is om hen informatie te verstrekken, contact op te nemen en om de gast op te kunnen halen. Ook zijn gegevens over leeftijd en
man/vrouw belangrijk om een meest passende koppeling met een vrijwilliger te kunnen maken.
Namen en telefoonnummer van contactpersonen en van de huisarts zijn van belang om contact op te kunnen nemen in geval van een calamiteit tijdens de fietstocht.
Bijzondere persoonsgegevens:
Enkele relevante medische gegevens worden gevraagd en genoteerd op de persoonlijke Infokaart van de gast, om op de hoogte te zijn van de gezondheidssituatie van de gast en om
tijdens de fietstocht adequaat te kunnen handelen indien er zich gezondheidsproblemen voordoen. Deze betreffen de zorg voor en de veiligheid van de gast zelf.

T.a.v. vrijwilligers.
Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens van vrijwilligers is om informatie te kunnen delen en contact op te kunnen nemen. Gegevens over leeftijd, man/vrouw en (vroegere) beroep kunnen belangrijk zijn om een meest passende koppeling met een gast te maken. Het al dan niet in het bezit zijn van een rijbewijs wordt gebruikt als een aanvullende rijvaardigheidstoetsing. Het gegeven of de vrijwilliger wel of geen WA verzekering heeft wordt gebruikt om te kunnen bepalen bij wie eventuele schadeclaims ingediend kunnen worden.

T.a.v. donateurs
Het doel van het opslaan van gegevens van donateurs is ten behoeve van de verwerking in de financiële administratie en om informatie te kunnen delen.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens van gasten en van vrijwilligers wordt tot 2 jaar na opzegging bewaard. Donateursgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard in de financiële administratie.

Doorgeven persoonsgegevens aan externe partijen
Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan externe partijen wordt met de partij die
persoonsgegevens ontvangt een verwerkingsovereenkomst gesloten, waarin staat dat de persoonsgegevens uitsluitend gebruikt mogen worden voor het doel waartoe deze verstrekt zijn.

Beveiliging persoonsgegevens
Stichting Fietsmaatjes Kaag en Braassem neemt passende technische en organisatorische
maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking.
Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de persoonsgegevens, dat de toegang tot die gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Bovendien zijn bestuursleden en vrijwilligers die toegang hebben tot persoonsgegevens gehouden aan geheimhouding ervan. Het is de vrijwilligers niet toegestaan om beeldmateriaal van gasten op social media te plaatsen of op andere wijze te publiceren.

Verantwoordelijkheid
Binnen Stichting Fietsmaatjes Kaag en Braassem is het bestuur verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens.

Regeling inzien eigen persoonlijke gegevens.
Een gast, vrijwilliger of donateur heeft het recht op inzage van de eigen persoonlijke gegevens. Een verzoek hiertoe kan bij een van de bestuursleden worden ingediend. Het bestuur zal hier vervolgens binnen redelijke termijn gelegenheid toe geven.

Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u contact op te nemen met een van de bestuursleden. Stichting Fietsmaatjes Kaag en Braassem streeft er naar samen met u uw klacht op te lossen. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden datalekken
Melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens dient gedaan te worden indien er zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan (b.v verlies van USB-stick, externe harde schijf en/of laptop met Persoonsgegevens, of inbraak door een hacker) en er een aanzienlijke kans is op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens.